+7 (499) 653-60-72 Доб. 448Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 773Санкт-Петербург и область

Очередность архивирование документов

Экспертиза ценности проводится путем полистного просмотра ликвидатором или конкурсным управляющим всех существующих на момент прекращения деятельности предприятия документов. Непосредственное оформление дел включает: подшивку, переплет, нумерацию листов, составление заверительного листа и внутренней описи. Отдельно составляются описи к различным пакетам документов, которые сдаются в архив. Например, делаются описи дел постоянного хранения, временного хранения и тех, которые касаются личного состава. После подготовки все документы проходят обработку к архивному хранению.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Что делать с документами при ликвидации компании

Архивирование бухгалтерских документов Архивирование бухгалтерских документов Порядок и сроки хранения бухгалтерской документации определены рядом нормативных актов РФ, и ответственность за это лежит на руководителях организаций. И, если документы текущего отчетного периода должны находиться непосредственно в бухгалтерии, в быстром доступе, то по истечении этого срока, они передаются на хранение в архив.

Особенно важно это в отношении документов, являющихся базой для исчисления налогов. Периоды между архивацией документов Удобнее и правильнее, когда архивация бухгалтерских документов происходит систематически, по мере их накопления.

Однако, это можно делать и перед передачей бумаг в архив, по истечение отчетного периода. Сроки хранения документов По установленным правилам первичная бухгалтерская документация хранится не менее 5 лет, лицевые счета сотрудников — 75 лет, а многие документы — годовые отчеты, паспорта сделок и т.

Эти сроки имеют большое значение для верной организации архивного хранения, и, учитывая обилие документации и постоянно меняющиеся требования законодательства, очень сложно осуществить корректную архивацию бухгалтерских документов, не являясь профессионалом архивного дела.

Напротив, архивирование бухгалтерских документов, произведенное специалистами, со знанием всех тонкостей актуальных на данный момент правил, сделает из вашего архива четко отлаженную систему, безупречную перед лицом любых ревизий.

Объем документации, которую нужно систематизировать Предварительный этап архивации бухгалтерских документов — это выявление реального объема документации, которую нужно систематизировать. С этой целью весь массив накопленных документов просматривается постранично, на предмет выявления и изъятия ненужных экземпляров: копий, дубликатов, черновиков.

После этого документы разбираются на стопки по срокам хранения и принадлежности к тому или иному регистру и периоду. Это требует определенной компетентности, знания тонкостей и текущих правил. Формирование дел Затем из разобранных стопок однородной документации формируются дела со стандартным количеством страниц, они брошюруются и переплетаются в твердый переплет.

Производится нумерация страниц, каждое дело снабжается описью помещенных в него документов. Оформление обложки Также на обложке каждого дела проставляются опознавательные реквизиты: номер, название, отчетный период и специальный архивный индекс.

Завершается архивирование бухгалтерских документов составлением общей описи на составленные дела. Такой серьезный и трудоемкий процесс как архивация бухгалтерских документов требует для качественного результата знаний архивного дела. У людей, не обладающих нужными навыками, он занимает неоправданно много времени и, зачастую не дает нужного уровня качества.

В большинстве случаев более оправдано доверить архивирование ваших бухгалтерских документов профессионалам.

Архивная обработка документов

Сканирование документов Первичные документы не могут вечно лежать в бухгалтерии, даже если там много просторных шкафов. Не стоит думать, что вы можете просто взять и отнести свои папки в архив и положить их на полку. Сроки хранения Сроки хранения первичной документации составляют минимум пять лет, а некоторые другие документы, к примеру, связанные с исчислением налогов, следует хранить до 10 лет, а какие-то и 75! Чтобы в течение этого срока ничего не потерялось и не перепуталось, необходимо следовать установленным правилам оформления, при архивировании бухгалтерских документов. Работники архива очень щепетильно относятся к оформлению, ведь именно им спустя годы придется в спешке разыскивать вашу сегодняшнюю декларацию, когда ее неожиданно потребует налоговая.

Срок хранения бухгалтерских документов Уничтожение документов на основании их сроков хранения В соответствии с п. В ее состав включаются наиболее квалифицированные специалисты из всех существующих структурных подразделений компании, которые могут оценить ценность тех или иных видов документов.

Такая подготовка включает в себя формирование дел, их оформление в соответствии с действующими правилами и составление описей дел. Как правильно осуществить указанные мероприятия, расскажет этот раздел спецвыпуска. Формирование дел Законченные в делопроизводстве документы группируют в дела в соответствии с номенклатурой дел, согласованной и утвержденной в порядке, рассмотренном в разделе 5 этого спецвыпуска см. При этом, как правило, дела на предприятии формируют децентрализованно, т. Однако если объем документооборота на предприятии до 10 тыс.

Готовим документы к хранению

Правила основываются на действующей правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела, синтезируют опыт отечественного архивного дела, учитывают современные достижения в применении технических средств и информационных технологий в работе с документами. Право и обязанность создания архивов организаций для временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации, отнесенных к государственной собственности, установлены Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах , Положением об Архивном фонде Российской Федерации и Положением о Федеральной архивной службе России , соответствующими нормативными актами субъектов Российской Федерации. Настоящие Правила распространяются на архивы государственных организаций, а также обязательны для всех негосударственных организаций в части обеспечения сохранности, описания, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, отнесенных к государственной собственности. Архивы организаций, хранящие кинофотофоно и видеодокументы аудиовизуальные , научно-технические, картографические, телеметрические документы, руководствуются настоящими Правилами в части организации, планирования, отчетности, методической работы с управленческими документами, хранящимися в архивах; во всех остальных вопросах работа с указанными документами регламентируется соответствующими инструкциями и правилами. Правила не распространяются на документы, работа с которыми регламентируется Законом Российской Федерации от 21 июля г. Государственные организации, не отнесенные к составу источников комплектования государственных архивов, а также негосударственные организации могут руководствоваться настоящими Правилами при организации и обеспечении работы своих архивов. К Правилам приложены формы документов, обеспечивающих работу архива.

Что делать с документами при ликвидации компании

Описи составляются отдельно: дела временного свыше 10 лет хранения; дела по личному составу; дела, состоящие из документов, характерных только для данной организации судебные, следственные дела, научные отчеты по темам и т. Подготовка электронных дел для передачи в архив организации предусматривает составление описи электронных дел. Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме в трех экземплярах и представляются в архив организации через год после завершения дел в делопроизводстве. Заголовки дел переносятся в опись из утвержденной номенклатуры дел.

Главная Статьи Порядок архивации документов Порядок архивации документов Основные этапы архивирования документов Для работы любой компании важен процесс сохранения документации.

Архивирование бухгалтерских документов Архивирование бухгалтерских документов Порядок и сроки хранения бухгалтерской документации определены рядом нормативных актов РФ, и ответственность за это лежит на руководителях организаций. И, если документы текущего отчетного периода должны находиться непосредственно в бухгалтерии, в быстром доступе, то по истечении этого срока, они передаются на хранение в архив. Особенно важно это в отношении документов, являющихся базой для исчисления налогов.

Законодательная база Российской Федерации

В правилах описаны и иные,требования к формированию личных дел Кроме того, Указом Президента Российской Федерации от Помимо этого существуют нормативные акты соответствующих ведомств, которыми должны руководствоваться подведомственные организации, например, Требования по организации делопроизводства в негосударственных пенсионных фондах, утвержденные Приказом Инспекции негосударственных пенсионных фондов при Минтруде России от Проблемы и решения Тем не менее при формировании личных дел зачастую возникают проблемы, конкретные пути решения которых действующим законодательством не предусмотрены. Работая с архивами по личному составу, автор данной статьи не один раз сталкивался с такими сложными вопросами.

Но, к сожалению, это еще не конец. Впереди вас ждет болезненный процесс расставания с ее богатым прошлым: начиная от выплат задолженностей и заканчивая сверкой отчетности с налоговыми органами. Однако и это еще не финишная прямая. Документы — главное наследство ликвидируемой компании, с которым нужно поступить по уму. В обратном случае от недовольства будущих пенсионеров вам не спастись. Что же делать с документами при ликвидации и в какой архив передать ваше бумажное сокровище?

Обратная связь

На стадии "рабочая документация" на постоянное хранение передаются: 1 чертежи общего вида унифицированных узлов; 2 групповой конструкторский документ; Чертежи деталей поступают на постоянное хранение только в случае новизны и оригинальности конструкции. Экспертиза ценности технологической документации аналогична методике экспертизы ценности конструкторской документации. При отборе объектов на постоянное хранение необходимо учитывать: 1 степень автоматизации, механизации и типизации технологических процессов; 2 оригинальность и уникальность индивидуальных технологических процессов; 3 масштабность применения каждого из этих процессов и их экономическую эффективность. При экспертизе ценности технологической документации важное значение имеет документация на стадии "рабочая документация", а также на стадиях "опытный образец", "установочная серия", если на данных стадиях содержатся оригинальные технические решения. Отбору на постоянное хранение подлежит научно-исследовательская документация по проблемам, относящимся к фундаментальным и прикладным исследованиям, позволяющим судить об уровне развития науки в данной области.

Возможно это будет архив его предприятия. Для копирования сшитых документов, книг достаточно эффективно применение копиров.

Статьи Порядок архивации документов Конфиденциальность и защита информации от третьих лиц — первичная задача каждого уважающего себя руководителя компании. Любая успешная организация является целью номер один для ее конкурентов, поэтому порядок архивации документов должен проходить под четким контролем и в окружении самых доверенных лиц. Документов, как правило, много, они все разного назначения и ценности, соответственно, сроки и условия хранения различны. Сложности при архивации документов На самом деле порядок архивации документов — задача не из легких. Во-первых, это совсем не быстро, во-вторых, без должного опыта можно попросту запутаться, и, в-третьих, вместо того, чтобы ваши сотрудники трудились на благо компании, они будут вынуждены заниматься бумажной работой, которая не факт, что даст положительные результаты.

Передача в архив личных дел

Дела временного до 10 лет включительно хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. Документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке переплету металлические скрепления булавки, скрепки из документов удаляются. Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных документов или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в коробках.

Архивирование кадровых документов

Порядок определения сроков хранения дел, нарядов 6. Сроки хранения дел, нарядов устанавливаются в соответствии со сводной номенклатурой дел. Сроки хранения нарядов, содержащих документы различной значимости, определяются по документам, имеющим наибольший срок хранения. Сроки хранения документов, которые не предусмотрены сводной номенклатурой дел, устанавливаются экспертной комиссией суда, исходя из их научной и практической ценности по согласованию с экспертно - проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения.

Образующаяся в работе организаций документация отражает различные стороны деятельности трудящихся в сфере материального производства, науки, культуры, общественной жизни, а также функционирования органов государственного и хозяйственного управления. Информация, содержащаяся в данных материалах, выступает в качестве документальной памяти о свершениях народа на современном этапе коммунистического строительства и представляет собой историческую ценность; документы организаций, после соответствующей экспертизы, включаются в состав Государственного архивного фонда СССР и в дальнейшем поступают на государственное хранение.

Документы, связанные с приобретенным амортизируемым имуществом договор покупки, акт приема-передачи Четыре года после того отчетного периода, в котором имущество списали с баланса или продали Первичка за годы, в которых организация получила убыток в налоговом учете, в том числе от реализации имущества В течение всего периода, пока учитываете убыток при расчете налога на прибыль Пункт 4 статьи Налогового кодекса РФ, письмо Минфина России от 25 мая г. Например, если документ составлен в году, то срок хранения начинает исчисляться с 1 января года. Из этого правила есть два исключения. В частности, книга покупок и книга продаж, а также журналы учета выставленных и полученных счетов-фактур.

Документы временного хранения

Автор: Архитектор бизнеса Благодарим за проявленный интерес. Ссылка на статью будет отправлена на указанную почту. Трудно представить себе компанию, которой не пришлось бы работать с договорами и документами. И если на ранних этапах предприятие может своими силами систематизировать документооборот, то по мере развития бизнеса ежедневный поток деловых бумаг, его обработка и хранение могут стать настоящей проблемой. Сегодня все больше наших клиентов интересуются автоматизированными системами управления документооборотом или задумываются о переходе на цифровой формат.

Архивирование документов постоянного срока хранения Архивирование документов постоянного срока хранения Обеспечение полной сохранности бумаг, безопасность их содержания и удобство доступа — одна из основных задач каждой серьезной организации. Компания ОРБ предлагает услуги по организации и хранению архива документов, благодаря чему вы без лишних хлопот и временных затрат сможете навести порядок в бумагах предприятия. Задача архивации — это помощь как руководителям, так и персоналу, ответственному за архивные работы.

Комментарии 5
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Виргиния

    Слишком многа букав. В стрессовых ситуациях нужна простая короткая инструкция.